Tietosuojapolitiikka

Henkilötietojen käsittely Närpiön aikuisopistossa

Närpiön aikuisopisto huolehtii tarkoin henkilötiedoistasi. Närpiön aikuisopisto vastaa kaikesta toimintansa piiriin kuuluvasta henkilötietojen käsittelystä. Tästä tietosuojapolitiiikasta löydät tiedot siitä, kuinka mm. Närpiön aikuisopiston verkkosivuilla kerättyjä henkilötietoja käsitellään kaupungin toiminnassa.

Närpiön aikuisopisto käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Jäljempänä näitä sääntöjä kutsutaan tietosuoja-asetukseksi, joka tunnetaan paremmin englanninkielisellä lyhenteellään GDPR.

Mitä Närpiön aikuisopisto tekee henkilötiedoilla?

Närpiön aikuisopisto käsittelee henkilötietoja täyttääkseen tehtävänsä kunnallisena viranomaisena, toisin sanoen tarjotakseen palveluja kuntalaisille mutta myös toimiakseen yhteistyössä muun yhteiskunnan kanssa. Henkilötietoja käsitellään myös toiminnan tarkastamiseksi ja kehittämiseksi sekä Suomen lainsäädännön noudattamiseksi.

Kaikella henkilötietojen käsittelyllä tähdätään Närpiön aikuisopistossa jossain vaiheessa näiden tarkoitusten edistämiseen. Käsittelyllä on myös oltava oikeudellinen perusta. Vain niitä henkilötietoja käsitellään, joita tarvitaan nimenomaiseen tarkoitukseen.

Mitä henkilötietoja Närpiön aikuisopisto kerää?

Närpiön aikuisopistolla on useita syitä käsitellä henkilötietojasi. Yleisin syy on, että käytät kuntalaisena palvelujamme. Voimme tarvita henkilötietojasi myös, jos toimit työntekijänämme tai jos tiedustelet meiltä jotain tai osallistut aikuisopiston järjestämään kurssiin tai tapahtumaan.

Keräämme suuren osan tästä tiedosta suoraan sinulta. Joissain tapauksissa keräämme tietoa myös muista lähteistä, esimerkiksi maistraatilta tai muilta valtion viranomaisilta.

Riippuu henkilötietojen käsittelyn syystä mitä tietoja käsittelemme, mutta kyse voi olla muun muassa seuraavista:

·         Yhteystiedot, esim. nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti. Henkilötunnusta käsitellään, kun on tarvetta varmistaa henkilöllisyytesi tai koordinoida eri järjestelmissä olevia tietojasi niiden yhtenäisyyden varmistamiseksi.

·         Pankki- ja muut taloustiedot, jotta voimme maksaa sinulle tai laskuttaa sinua.

·         Tiedot siitä, miten käytät verkkosivujamme. Tarkoituksena on parantaa sivustomme käyttäjäystävällisyyttä, esimerkiksi evästeiden avulla. Lue lisää täältä.

·         Tiedot tapahtumiin tai kursseille osallistumisesta.

·         Henkilötiedot, joita tarvitaan työhön ottamisen yhteydessä tai hakiessasi virkaa.

·         Muut tiedot, joita tarvitaan viranomaistehtäviemme täyttämiseen.

Miten henkilötietosi suojataan?

Närpiön aikuisopiston huolehdittava siitä, että henkilötietojen käsittely suojataan soveltuvin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Toimenpiteiden tulee taata asianmukainen turvallisuustaso suhteessa käsittelyyn liittyvään riskiin. Turvallisuusnäkökohtiin tulee sisältyä luottamuksellisuus, oikeellisuus ja saatavuus sekä riittävä tekninen suojaus. Tämä voidaan järjestää esimerkiksi sallimalla pääsy tietoihin vain yhdelle toimivaltaiselle henkilölle, salaamalla tiedot, säilyttämällä tietoja erityisissä suojatiloissa ja ottamalla käsittelystä kopio.

Kuka voi päästä tutustumaan henkilötietoihisi?

Tietojasi voidaan tehtäviemme täyttämiseksi toimittaa Närpiön aikuisopiston yhteistyökumppaneille tai muille osapuolille, joiden on tutustuttava niihin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista, julkisen vallan käyttämistä tai Närpiön aikuisopiston lakisääteisen velvoitteen noudattamista varten.

Yleistä etua koskeva tehtävä on tehtävä, joka Närpiön aikuisopiston on täytettävä lain mukaan tai lain nojalla annetun päätöksen mukaan mutta joka ei suoraan sisälly kaupungin viranomaistehtäviin.

Närpiön aikuisopisto käyttää tietojen siirrossa toiselle osapuolelle kaikkia kohtuullisia juridisia, organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä, joita voidaan tarvita henkilötietojesi suojaamiseen. Närpiön aikuisopisto ei luovuta henkilötietoja muille osapuolille ilman oikeudellista perustaa.

Miten kauan Närpiön aikuisopisto säilyttää henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus vaatii tai niin kauan kuin laki vaatii. Täyttääksemme esim. arkistolain mukaisen velvollisuutemme voidaan joitakin tietoja säilyttää pysyvästi.

Kolmanteen maahan toimitettavat tiedot

Närpiön aikuisopisto ei siirrä tietoja kolmansiin maihin, jollei se ole ehdottoman välttämätöntä viranomaistehtävän täyttämistä varten. Jos tällainen tilanne tulisi ajankohtaiseksi, sinulle ilmoitetaan siitä.

Tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet

Tietosuoja-asetus antaa rekisteröidyille joukon oikeuksia Närpiön aikuisopistoa kohtaan:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tietää, onko Närpiön aikuisopistolla sinusta käsittelyssä olevia henkilötietoja, ja oikeus saada kerran vuodessa maksuton jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos haluat pyytää otteen useita kertoja, Närpiön aikuisopisto perii maksun peittääkseen tästä aiheutuvat hallinnolliset kulut. Närpiön aikuisopisto toimittaa henkilötietojen käsittelyn valvontapyynnön yhteydessä myös lisätietoa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksesta, käsiteltävistä henkilötietoluokista, ennakoidusta säilytysajasta ym. jos rekisteröity niin haluaa. Pyyntö voidaan esittää lomakkeella henkilötietokäsittelyn tarkastuspyyntö, joka toimitetaan henkilökohtaisesti kaupungin tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus oikaista tietoja

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi oikaisua Närpiön aikuisopistolta, mikäli tiedot ovat virheellisiä. Voit tehdä sen esimerkiksi tähän tarkoitukseen laaditulla lomakkeella, joka löytyy kaupungin verkkosivuilta. Närpiön aikuisopisto on velvollinen oikaisemaan henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, mutta sitä vastoin emme ole velvollisia oikaisemaan tietojasi, jos ne on arkistoitu eivätkä ole enää käsittelyssä.

Oikeus poistaa tiedot

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistettua Närpiön aikuisopiston järjestelmistä, jos henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin.

Jotkin määräykset estävät tietojesi poistamisen, mikäli tietoja tarvitaan kaupungin viranomaistehtävien täyttämiseen.

Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, mikä tarkoittaa, että käsittelemme henkilötietojasi vain tiettyjä määriteltyjä tarkoituksia varten. Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittelyä ei voi rajoittaa, jotta voimme täyttää viranomaistehtävämme.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, mikäli emme ole noudattaneet sovellettavaa tietosuojasäännöstöä. Löydät lisätietoa tästä Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

Muut oikeudet

Närpiön aikuisopisto somessa

Närpiön aikuisopisto Facebookissa: Aikuisopiston facebook-sivulla voit esittää kysymyksiä tai kommentoida julkaisuja.

Närpiön aikuisopistolla on somen kautta mahdollisuus olla sinuun yhteydessä suoremmin ja helpommin kuin ennen. Se on meistä hienoa! Samalla se asettaa tiettyjä vaatimuksia sille, miten suhtaudumme tähän ”uuteen” tapaan keskustella. Se asettaa vaatimuksia myös sinulle ja toiminnallesi.

- Julkaisusi ja kommenttisi katsotaan julkisiksi yleisiksi asiakirjoiksi ja ne voidaan kirjata.

- Salassa pidettävien tietojen julkaiseminen tai henkilön loukkaaminen ei ole sallittua. Keskusteluissa on noudatettavia hyviä tapoja. Mikäli havaitset loukkaavaa sisältöä, vois ilmoittaa siitä osoitteeseen staden@narpes.fi. Voit myös käyttää kyseisen kanavan omaa toimintoa tätä varten.

- Ole varovainen jakaessasi tietoa, henkilötietoja tai muuta mahdollisesti arkaluonteista aineistoa

- Roskapostittaminen ei ole sallittua, ja toistuvat turhat julkaisut poistetaan.

- Yritysten mainokset eivät ole sallittuja, ja ne poistetaan välittömästi.

- Julkaisujen on liityttävä Närpiön aikuisopistoon. Asiaan kuulumattomat julkaisut poistetaan.

- Tiedotamme somekanavissamme Närpiön aikuisopiston toiminnasta ja käsittelemme henkilötietoja. Kommentoidessasi julkaisujamme julkaiset henkilötietosi. Julkaisut ja kommentit ovat kaupungin julkisia yleisiä asiakirjoja.

Kysymyksiä

Jos sinulla on kysyttävää Närpiön aikuisopiston tietosuojasta, voit aina ottaa yhteyttä omaan tietosuojavastaavaamme,

Närpiön kaupungin tietosuojavastaava
tietosuoja@narpes.fi, +358(0) 6 22 49111

Käynti- ja postiosoite:

Närpiön kaupunki

Kirkkotie 2

64200 Närpiö

Linkit

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679

Tietosuojalaki https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20181050