Dataskyddspolicy
Behandling av personuppgifter inom Närpes vuxeninstitut
Närpes vuxeninstitut värnar om dina personuppgifter. Närpes vuxeninstitut är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom dess verksamhet. I denna datasäkerhetspolicy hittar du information om hur personuppgifter, som samlats in genom bl.a. Närpes vuxeninstituts webbplats, behandlas inom staden.
Närpes vuxeninstitut behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679. Dessa regler kallas härefter för dataskyddsförordningen, mer känd som den engelska förkortningen GDPR.
Vad gör Närpes vuxeninstitut med personuppgifter?
Närpes vuxeninstitut behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som kommunal myndighet, dvs. att tillhandahålla tjänster för våra kommuninvånare, men även samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa finsk lagstiftning.
All behandling av personuppgifter inom Närpes vuxeninstitut sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.
Vilka personuppgifter samlar Närpes vuxeninstitut in?
Vid Närpes vuxeninstitut finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. Den vanligaste anledningen är att du är kommuninvånare som anlitar våra tjänster. Vi kan också behöva dina personuppgifter om att du är anställd av oss eller om du kontaktar oss för förfrågningar eller deltar i kurser och evenemang som vuxeninstitutet ordnar.
Mycket av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Magistraten eller andra statliga myndigheter.
Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan vara fråga om bland annat följande:
Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post. Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig.
Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor. Läs mera här.
Information vid deltagande i evenemang eller kurser.
Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.
Andra uppgifter som behövs för att vi ska uppfylla vårt uppdrag som myndighet
Hur skyddas dina personuppgifter?
Närpes vuxeninstitut ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.
Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?
För att fullgöra våra uppgifter kan dina uppgifter lämnas ut till Närpes vuxeninstituts samarbetspartners eller till andra parter som behöver ta del av dem, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som Närpes vuxeninstitut har.
En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som Närpes vuxeninstitut måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag, men som inte direkt ingår i stadens myndighetsuppgifter.
Vid överföring till annan part vidtar Närpes vuxeninstitut alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Närpes vuxeninstitut överlämnar inte personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd.
Hur länge sparar Närpes vuxeninstitut personuppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som det krävs enligt lag. För att uppfylla vår skyldighet i enlighet med t.ex. arkivlagen kan detta innebära att vissa uppgifter sparas varaktigt.
Data till tredje land
Närpes vuxeninstitut överför inte uppgifter till tredje land om inte detta är absolut nödvändigt för att uppfylla ett myndighetsuppdrag. Om detta skulle bli aktuellt kommer du att bli informerad om detta.
Rättigheter enligt dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen ger dig som registreras ett antal rättigheter gentemot Närpes vuxeninstitut:
Rätten till tillgång
Du har rätt att begära svar på om Närpes vuxeninstitut har personuppgifter om dig som är under behandling, och att en gång per år få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. Vill du begära utdrag upprepade gånger kommer Närpes vuxeninstitut ta ut en avgift för att täcka de administrativa kostnaderna för detta. I samband med begäran om kontroll av personuppgiftbehandling lämnar Närpes vuxeninstitut även ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid m.m. om så önskas. Begäran kan göras via blanketten begäran om kontroll av personuppgiftsbehandling som lämnas in personligen till stadens dataskyddsombud.
Rätten till rättelse
Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos Närpes vuxeninstitut rättade om de är felaktiga. Du kan exempelvis göra detta med en för ändamålet upprättad blankett som du hittar på stadens hemsida. Närpes vuxeninstitut är skyldiga att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål men däremot är vi inte skyldiga att rätta dina uppgifter om de är arkiverade och inte längre är under behandling.
Rätten till radering
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur Närpes vuxeninstituts system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för.
Det kan finnas bestämmelser som kräver att vi inte raderar dina uppgifter, om dessa krävs för att staden ska uppfylla sitt myndighetsuppdrag.
Rätten till begränsning av dina personuppgifter
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att vi ser till att vi bara behandlar dina personuppgifter för vissa specifika ändamål. För att uppfylla vårt uppdrag som myndighet går det inte i vissa fall att begränsa användningen.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Du har rätt att inlämna klagomål till tillsynsmyndigheten om vi inte har iakttagit den tillämpliga dataskyddsregleringen. Mera information om detta hittar du på Dataskyddsombudsmannens hemsida.
Övriga rättigheter
Om uppgifter behandlas på basis av ditt samtycke, har du rätt att återkalla samtycket genom att meddela detta till oss.
Närpes vuxeninstitut i sociala medier
Närpes vuxeninstitut på Facebook: På vuxeninstitutets facebooksida kan du ställa frågor eller kommentera inlägg som görs.
När Närpes vuxeninstitut använder sociala medier har vi chansen att kommunicera med dig på ett mer direkt och lätt sätt än vad vi tidigare har kunnat. Det tycker vi om! Men det ställer vissa krav på hur vi förhåller oss till detta “nya” sätt att föra dialog. Men det ställer också krav på dig och hur du agerar.
- Dina inlägg och kommentarer betraktas som en allmän handling och kan komma att diarieföras.
- Det är inte tillåtet att skriva ut sekretessbelagda uppgifter eller att kränka någon. Vi är måna om att alla håller en god ton. Om du upptäcker kränkande innehåll kan du anmäla det till staden@narpes.fi. Du kan också använda kanalens egen funktion för detta.
- Var försiktig när du delar information, personuppgifter eller annat material som kan vara känsligt.
- Spam är inte tillåtet och upprepade inlägg kommer att tas bort.
- Reklam från företag är inte okej och kommer att tas bort vid publicering.
- Inlägg som görs ska vara relevanta för Närpes vuxeninstitut. Irrelevanta inlägg kommer att tas bort.
- I våra sociala medier informerar vi om Närpes vuxeninstituts verksamhet och här behandlas personuppgifter. När du kommenterar våra inlägg innebär det att du publicerar dina personuppgifter. Inlägg och kommentarer blir allmänna handlingar hos staden.
Frågor
Om du har frågor om dataskydd inom Närpes vuxeninstitut kan du alltid kontakta vårt eget dataskyddsombud,
Närpes stads dataskyddsombud
dataskydd@narpes.fi, +358(0) 6 22 49111
Besöksadress och postadress:
Närpes stad
Kyrkvägen 2
64200 Närpes
